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   1 <!-- TMPL_INCLUDE NAME="help-top.inc" -->
   2
   3 <h1>Ordering</h1>
   4         <ul>
   5                 <li>Click 'New order'</li>
   6                 <li>You can add a new order from a book you already have in your catalog, a suggestion from a patron or an empty form.
   7                 <ul>
   8                         <li>
   9                     <span style="background-color: #ffe599">
  10 TIP: For instructions on ordering from a suggestion see 'Managing Suggestions' in this manual</span></li>
  11                 </ul></li>
  12                 <li>To order from an existing record, search for the record in your system</li>
  13                 <li>To order a new book, click 'From a new (empty) record'</li>
  14                 <li>Fill in the fields for your order.
  15                 <ul>
  16                         <li>
  17                     <span style="background-color: #ffe599">
  18 TIP: After entering a quantity and vendor price, the other fields will be calculated automatically.</span></li>
  19                         <li>
  20 Actual Cost will be used to subtract from your budgets (whereas the other fees will be used when calculating replacement costs)</li>
  21                 </ul></li>
  22                 <li>After clicking 'Save' you will be brought to an order summary</li>
  23                 <li>If you are done adding to that order, click the 'Close this basket' link
  24                 <ul>
  25                         <li>
  26                     <span style="background-color: #ffe599">
  27 TIP: This is not necessary, you will still be able to mark items received without closing a basket.&nbsp; Closing a basket is good practice for keeping track of late orders which is discussed in this manual.</span></li>
  28                 </ul></li>
  29         </ul>
  30 <p>
  31    <font size="4" id="bfed"><strong>Receiving Orders</strong></font>After your orders have been entered into the system and sent off to the vendors, you will need to mark them received.
  32     <span style="background-color: #ffe599">
  33 TIP: To receive serials see the 'Receiving Serials' part of this manual.</span></p>
  34         <ul>
  35                 <li>To receive an order click 'Receive Shipment'</li>
  36                 <li>Enter the invoice number is 'Vendor invoice' and the shipment date in 'Shipment date'</li>
  37                 <li>Click 'Save'</li>
  38                 <li>You'll need to choose which items arrived in this shipment</li>
  39                 <li>Either search by title or ISBN or click 'Receive order' next to the item you'd like to mark as received</li>
  40                 <li>Be sure to update the 'Quantity received' as well as any other information you need for your records
  41                 <ul>
  42                         <li>
  43                     <span style="background-color: #ffe599">
  44 TIP: To add another received item, click the '+' (plus) icon at the bottom left.&nbsp; If you add too many click the '-' (minus) to the right of the '+' (plus)</span></li>
  45                 </ul></li>
  46                 <li>Click 'Save'</li>
  47                 <li>You will now see the received items in the summary of 'Items in this shipment'</li>
  48                 <li>When you've added all of the items to your shipment you can browse away from the page.
  49                 <ul>
  50                         <li>To make edits to your shipment return to Acquisitions and search for the vendor in question.
  51                         <ul>
  52                                 <li>Click the 'Receive Parcel' button</li>
  53                                 <li>Your previous orders will be searchable and editable from here</li>
  54                         </ul></li>
  55                 </ul></li>
  56         </ul>
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  58 <!-- TMPL_INCLUDE NAME="help-bottom.inc" -->