Svi sudionici skupa, bez obzira na to jesu li izlagači, suautori ili slušači, trebaju prijaviti svoje sudjelovanje kroz sustav elektroničke prijave.
Sažetak izlaganja/postera prijavljuje samo prvi autor, odnosno onaj autor koji će rad izložiti. Ostali suautori prilikom prijave na skup ne trebaju prijaviti sažetak, nego se samo registrirati.
Organizatori simpozija/okruglog stola prijavljuju i sažetak simpozija i/ili okruglog stola, i sažetak svakog pripadajućeg rada. Autori radova unutar simpozija ne prijavljuju pojedinačno svoje sažetke.
Duljina sažetka ne može prelaziti 2000 znakova.
Jedna osoba može biti autor u najviše tri rada, pri čemu na samo jednom može biti prvi ili jedini autor.