koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/modules/help/tools/letter.tt

   1 [% INCLUDE 'help-top.inc' %]
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   3 <h1>Notices & slips</h1>
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   5 <p>All notices and circulation receipts (or slips) generated by Koha can be customized using the Notices &amp; Slips Tool. The system comes with several predefined templates that will appear when you first visit this tool.</p>
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   7 <p>Each notice can be edited, but only a few can be deleted, this is to prevent system errors should a message try to send without a template. Each notice and slip can be edited on a per library basis, by default you will see the notices for all libraries.</p>
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   9 <p>If you have a style you'd like applied to all slips you can point the SlipCSS preference to a stylesheet. The same is true for notices, using the NoticeCSS preference to define a stylesheet.</p>
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  11 <h3>Adding Notices & Slips</h3>
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  13 <p>To add a new notice or slip
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  15 <ul>
  16         <li>Click 'New Notice'</li>
  17     <li>Choose which library this notice or slip is for</li>
  18         <li>Choose the module this notice is related to</li>
  19         <li>The Code is limited to 20 characters</li>
  20         <li>Use the name field to expand on your Code</li>
  21     <li>If you plan on writing the notice or slip in HTML check the 'HTML Message' box, otherwise the content will be generated as plain text</li>
  22         <li>Message Subject is what will appear in the subject line of the email</li>
  23         <li>In the message body feel free to type whatever message you feel is best, use the fields on the left hand side to enter individualized data from the from database.
  24 <ul>
  25     <li style="color: #990000;">Important: Overdue notices can use &lt;&lt;items.content&gt;&gt; tags by themselves, or use &lt;item&gt;&lt;/item&gt; to span all of the tags. Learn more about the Overdue Notice Markup</li>
  26 <ul>
  27     <li>On overdue notices make sure to use &lt;&lt;items.content&gt;&gt; tags to print out the data related to all items that are overdue.</li>
  28 </ul>
  29 <ul>
  30     <li>The other option, only for overdue notices, is to use the &lt;item&gt;&lt;/item&gt; tags to span the line so that it will print out multiple lines One example for the &lt;item&gt;&lt;/item&gt; tag option is:&lt;item&gt;"&lt;&lt;biblio.title&gt;&gt;" by &lt;&lt;biblio.author&gt;&gt;, &lt;&lt;items.itemcallnumber&gt;&gt;, Barcode: &lt;&lt;items.barcode&gt;&gt; , Checkout date: &lt;&lt;issues.issuedate&gt;&gt;, Due date: &lt;&lt;issues.date_due&gt;&gt; Fine: &lt;&lt;items.fine&gt;&gt; Due date: &lt;&lt;issues.date_due&gt;&gt; &lt;/item&gt;</li>
  31 </ul>
  32 </ul>
  33 </li>
  34     <li style="color: #990000;">Important: Only the overdue notices take advantage of the &lt;item&gt;&lt;/item&gt; tags, all other notices referencing items need to use &lt;&lt;items.content&gt;&gt;</li>
  35 </ul>
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  37 <h4>Overdue Notice Markup</h4>
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  39 <p>When creating your overdue notices there are two tags in addition to the various database fields that you can use in your notices.</p>
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  41 <p style="color: #990000;">Important These new tags only work on the overdue notices, not other circulation related notices at this time.</p>
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  43 <ul>
  44         <li>&lt;item&gt;&lt;/item&gt; which should enclose all fields from the biblio, biblioitems, and items tables.</li>
  45         <li>&lt;fine&gt;&lt;/fine&gt; which should be enclosed by the item tag and should enclose a currency identifier per ISO 4217. If this tag is present with a proper identifier, the fine for that item will be displayed in the proper currency format.
  46 <ul>
  47     <li>Note: ISO 4217 changes from time to time therefore all currencies may not be supported. If you find one that is not supported, please file a bug with the Locale::Currency::Format author Tan D Nguyen &lt;tnguyen at cpan doe org&gt;</li>
  48 </ul>
  49 </li>
  50 </ul>
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  52 <p>An example of using these two tags in a notice template might be like:</p>
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  54 <pre>The following item(s) is/are currently overdue:
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  56    &lt;item&gt;"&lt;&lt;biblio.title&gt;&gt;" by &lt;&lt;biblio.author&gt;&gt;, &lt;&lt;items.itemcallnumber&gt;&gt;, Barcode: &lt;&lt;items.barcode&gt;&gt; Fine: &lt;&lt;items.fine&gt;&gt; &lt;/item&gt;</pre>
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  58 <p>Which, assuming two items were overdue, would result in a notice like:</p>
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  60 <pre>The following item(s) is/are currently overdue:
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  62    "A Short History of Western Civilization" by Harrison, John B, 909.09821 H2451, Barcode: 08030003 Fine: £3.50
  63    "History of Western Civilization" by Hayes, Carlton Joseph Huntley, 909.09821 H3261 v.1, Barcode: 08030004 Fine: £3.50</pre>
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  65 <h3>Existing Notices & Slips</h3>
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  67 <p>Among the default notices are notices for several common actions within Koha. All of these notices can be customized by altering their text via the Notices &amp; Slips tool and their style using the NoticeCSS preference to define a stylesheet. Here are some of what those notices do</p>
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  69 <ul>
  70         <li>ACCTDETAILS
  71 <ul>
  72         <li>Sent to patrons when their account is set up if the AutoEmailOPACUser preference is set to 'Send'</li>
  73 </ul>
  74 </li>
  75         <li>ACQCLAIM (Acquisition Claim)
  76 <ul>
  77         <li>Used in the claim acquisition module</li>
  78     <li><em>Get there:</em> More &gt; Acquisitions &gt; Late issues</li>
  79 </ul>
  80 </li>
  81         <li>HOLD (Hold Available for Pickup)
  82 <ul>
  83         <li>This notice is used if two criteria are met:
  84 <ol>
  85     <li>The EnhancedMessagingPreferences is set to 'Allow'</li>
  86         <li>The patron has requested to receive this notice
  87 <ul>
  88     <li><em>Get there: </em>OPAC &gt; Login &gt; my messaging</li>
  89     <li><em>Get there: </em>Staff Client &gt; Patron Record &gt; Notices</li>
  90 </ul>
  91 </li>
  92 </ol>
  93 </li>
  94     <li>When this notice references the branches table it is referring to the pickup library information.</li>
  95 </ul>
  96 </li>
  97         <li>HOLDPLACED (a notice to the library staff that a hold has been placed)
  98 <ul>
  99         <li>This notice requires the emailLibrarianWhenHoldIsPlaced system preference to be set to 'Enable'</li>
 100     <li>When this notice references the branches table it is referring to the pickup library information.</li>
 101 </ul>
 102 </li>
 103         <li>HOLD_PRINT (Printed notice when hold available for pickup)
 104 <ul>
 105         <li>This notice is used for hold confirmation notices that are sent out in print format. This will not effect what the email notice looks like.</li>
 106     <li>When this notice references the branches table it is referring to the pickup library information.</li>
 107 </ul>
 108 </li>
 109         <li>ODUE (Overdue Notice)
 110 <ul>
 111         <li>This notice is used to send Overdue Notices to Patrons</li>
 112     <li>See a Sample Overdue Notice</li>
 113     <li>Requires that you set Overdue Notice/Status Triggers</li>
 114 </ul>
 115 </li>
 116         <li>RLIST (Routing List)
 117 <ul>
 118         <li>Used in the serials module to notify patrons/staff of new issues of a serial
 119 <ul>
 120     <li><em>Get there:</em> More &gt; Serials &gt; New Subscription</li>
 121 </ul>
 122 </li>
 123         <li>You have the option to select the 'Routing List' notice when creating a new subscription (Choose from the 'Patron notification' drop down).</li>
 124     <li style="background-color: #ffe599;">Tip: Notice also that if you'd like to notify patrons of new serial issues, you can click on 'define a notice' which will take you to the 'Notices' tool</li>
 125 </ul>
 126 </li>
 127 </ul>
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 129 <p>There are also a set of predefined slips (or receipts) listed on this page. All of these slips can be customized by altering their text via the Notices &amp; Slips tool and their style using the SlipCSS preference to define a stylesheet.</p>
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 131 <p>Here is what those slips are used for:</p>
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 133 <ul>
 134     <li>ISSUEQSLIP
 135 <ul>
 136     <li>Used to print the quick slip in circulation</li>
 137     <li>The quick slip only includes items that were checked out today</li>
 138 </ul>
 139 </li>
 140     <li>ISSUESLIP
 141 <ul>
 142     <li>Used to print a full slip in circulation</li>
 143     <li>The slip or receipt will show items checked out today as well as items that are still checked out</li>
 144 </ul>
 145 </li>
 146     <li>RESERVESLIP
 147 <ul>
 148     <li>Used to print a holds slip</li>
 149     <li>The holds slip is generated when a hold is confirmed</li>
 150 </ul>
 151 </li>
 152     <li>TRANSFERSLIP
 153 <ul>
 154     <li>Used to print a transfer slip</li>
 155     <li>The transfer sliip is printed when you confirm a transfer from one library to another in your system</li>
 156 </ul>
 157 </li>
 158 </ul>
 159
 160 <p><strong>See the full documentation for Notices in the <a href="http://manual.koha-community.org/3.12/en/notices.html">manual</a> (online).</strong></p>
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